Регламентация современного делопроизводства в России Разработанная система делопроизводства в фирме, на предприятии описывается во внутренних организационно-распорядительных документах: инструкциях по делопроизводству, положениях о структурном подразделении, должностных инструкциях, правилах работы с документами, приказах о распределении обязанностей, регламентах и т. Тщательно разработанная система делопроизводства, освещающая все вопросы работы с документами, служит залогом успешного и эффективного функционирования как государственного учреждения, так и коммерческого предприятия. На сегодняшний день в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативов и методик, регламентирующих наиболее общие правила организации работы с документами и устанавливающих требования к оформлению официальных документов. Разработка таких документов преследует ряд целей:.

1. Технические Регламенты
2. Единая Государственная Система Делопроизводства Консультант

Документ — материальный объект с информацией, закрепленной заданным человеком образом для ее передачи во времени и пространстве (ГОСТ 16.487-83). Документ— это обычно носитель информации или управленческого решения, затем — хранитель информации; в перспективе отдельные. В делопроизводстве применяют определенные правила. Эти правила объединены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД) [24.13]. Основные положения ЕГСД — это научно упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций, регламентирующих делопроизводство.

обеспечение юридической силы документа;. организацию длительного хранения документов и последующего их использования;. рационализацию технологии обработки документов и ее дальнейшее совершенствование.

Создание современной нормативной базы документационного обеспечения управления относится к началу 70-х гг. Двадцатого столетия. Была разработана Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД). Система была одобрена Государственным комитетом СССР по науке и технике, поэтому формально не являлась юридически обязательной для применения. Тем не менее ряд ее разделов основывался на изданных ранее государственных стандартах оформления организационно-распорядительной документации.

Таким образом, требования к документированию управленческой деятельности, включенные в ЕГСД, получили нормативный характер. В 80-х гг была подготовлена вторая редакция ЕГСД, получившая название Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Причиной ее возникновения стало быстрое развитие компьютерных технологий и их использование для работы с документами, вызвавшее значительные изменения традиционных технологий обработки документов.

Таким образом, ЕГСДОУ - это документ, развивающий, дополняющий и уточняющий требования ЕГСД в связи с модификациями, которые претерпело делопроизводство к тому времени. Вышла Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)- несколько сокращенный вариант ЕГСДОУ. Эта систма-ГСДОУ - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой (административной) деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (в объединениях), в учреждениях и др. Этот документ был направлен на нормативное закрепление изменений, произошедших в службах делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности. Его основными целями являются упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов и в конечном итоге совершенствование работы аппарата управления.

Утверждена Типовая инструкция по делопроизводству для министерств и ведомств, устанавливающая общие требования к документированию управленческой деятельности и технологиям работы с документами в упомянутых организациях. Инструкция впервые закрепила не только требования к оформлению реквизитов, но и к тексту конкретных видов документов (приказу, распоряжению, протоколу, акту). Основные перечисленные нормативные документы имеют ряд приложений, отвечающих на практические вопросы, возникающие в процессе непосредственной деятельности. Так, например, в приложениях к ГСДОУ содержится Примерное положение о службе документационного обеспечения управления (службе ДОУ). В нем рекомендованы типовые варианты ее организационных структур в зависимости от типа организации, а также сформулированы ее цели, задачи и функции. Еще один аспект регламентации работы с документами - их архивное хранение.

Главным нормативным документом в этой области являются Основные правила работы ведомственных архивов, вышедшие в 1986 г. В них отражены требования к составлению номенклатуры дел, правила их формирования и оформления, а также изложены принципы изучения документов (экспертизы) с целью отбора их для дальнейшего архивного хранения и выбора тех из них, которые подлежат правомерному уничтожению.

К Основным правилам прилагаются формы номенклатуры дел, акта о выделении к уничтожению, описи документов постоянного и долговременного хранения. В последние годы был принят ряд правительственных решений, направленных на обеспечение сохранности документов в организациях частных форм собственности. Распоряжение правительства Российской Федерации от 21.03.94 358-р установило обязательность хранения документов по личному составу, в том числе договоров (контрактов). В нем же определено, что хранение документов в организациях частных форм собственности должно осуществляться на общепринятых основаниях.

Еще одним способом регламентирования делопроизводства является разработка государственных стандартов - ГОСТов. Требования к оформлению документов устанавливает состав реквизитов, их расположение на листе бумаги, требования к бланкам и тексту документов. Соблюдение всего комплекса требований гарантирует создание документов, обладающих полной юридической силой и являющихся безусловным доказательством в любом спорном вопросе.

Согласно ГОСТ 6.38 - 90. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительных документов, юридическая сила документа обеспечивается наличием определенного состава реквизитов и удостоверением подлинности документа. Важной частью любой регламентации является установление единообразной терминологии, применяемой в регламентируемой области. В сфере работы с документами эта задача была решена с помощью разработанного в 1983 г. ГОСТ 16487 - 83 Делопроизводство и архивное дело.

Термины, и определения. Стандартизация делопроизводственной терминологии была продолжена введением ГОСТ 6.10.1 - 88 Унифицированные системы документации. Основные положения. Основополагающими документами для современного делопроизводства являются:. ГОСТ Рб.30-97 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;.

Федеральный закон об информации, информатизации и защите информации от 20.02.95 № 24 ФЗ. Помимо стандартов и федеральных законов, существует еще и Альбом унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный Госкомстатом России. Термины и определения Основное понятие рассматриваемой области, несомненно, 'документ'. Термин 'документ' появился в России в XVIII.

И произошел от латинского слова, означающего- способ доказательства. Нормативно документ определяется как материальный объект, содержащий информацию для ее передачи во времени и в пространстве. Совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, образует систему документации. Выделяют ряд таких систем, к которым относится и система организационно-распорядительной документации (ОРД). Система организационно-распорядительной документации используется для решения органйзационно-распорядительных задач управления и включает следующие документы: организационные (устав, должностная инструкция, положение и т.

П.), распорядительные (постановление, распоряжение, приказ) и справочно-информационные (акт, анкета, заявление, справка). Все они относятся к официальным документам, т. Созданным организацией или должностным лицом и оформленным в установленном порядке.

Таким образом, каждый документ имеет своего, автора. Тот самый документ Можно выделить несколько аспектов использования термина 'документ': 'Бумажный' документ представляет собой объект непосредственно не погруженный в информационную систему, но о котором в ней имеется та или иная информации.

Разновидностью данного типа документа может быть фотографическая копия документа, изображение, видеозапись и пр. Электронный образ документа - копия документа (результат сканирования), хранящаяся в компьютерной информационной системе. Образ документа, помимо собственно изображения документа, представляющего собой файл в том или ином формате, может содержать некоторый набор свойств его идентифицирующих (название, категория, дата создания и пр.). При этом данная информация хранится не непосредственно в файле образа документа, а в некоторой внешней по отношению к нему базе данных. Электронный документ также представляет собой файл, содержащий информацию, которая (в отличие от электронного образа) может быть использована, например, для поиска документа или отнесения его к той или иной группе. Например, это может быть документ текстового процессора Microsoft Word, таблица Excel, сообщение в формате электронной почты Internet. Файлы документов могут быть обычными текстовыми документами или структурированными объектами.

Последние внутри себя содержат элементы структуры, позволяющие внешним приложениям получать информацию об отдельных элементах информации (формы Word, электронные таблицы, диаграммы). Еще одной разновидностью данной группы документов являются файлы составных документов, например файлы подшивки Microsoft Office Binder. Особый тип документов составляют записи баз данных специализированных систем автоматизации групповой работы, таких, как документы Lotus Notes или электронные формы Microsoft Exchange.

В отличие от обычного электронного документа данный документ не представлен в виде отдельного файла, но представляет собой некоторую целостную единицу информации, имеющую уникальный идентификатор, средство отображения и модификации. Данный тип документов может быть извлечен из системы и передан, например, посредством электронной почты, в другое подразделение и снова погружен в систему.

По дисциплине: «Делопроизводство» На тему: «Единая государственная система делопроизводства» Работу подготовил: Работу проверила: Ставрополь, 2001 ПЛАН. Введение. Основные требования к оформлению управленческих документов. Современное деловое письмо. Документирование организационно-распорядительной деятельности. Документирование деятельности коллегиальных органов. Документирование информационно-справочных материалов.

Требования к оформлению документов по личному составу. Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан. Организация работы с документами.

Некоторые рекомендации по составлению текстов служебных документов. Заключение. Список использованной литературы. ВВЕДЕНИЕ Делопроизводство определяет совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов «Документ» - это информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом в любой организации для использования в своей деятельности. Это означает тесную взаимосвязанность понятий «Управление», «Информация», «Делопроизводство», «Документ» К приданию информации элементарных законных форм стремились на заре цивилизации Шумеры три тысячелетия назад.

Задумываясь о значении правильно составленного документа нелишне частенько вспоминать народное выражение: «Без бумажки – ты букашка!» С введением компьютерных систем многие предполагали, что интерес к бумажной документации постепенно исчезнет. Это было в 1970-1980 годы. Это мнение оказалось ошибочным.

В США, например, рекомендуется сохранять на неопределенный срок письменный бумажный документ наряду с магнитным носителем. По этой аналогии можно вспомнить, что компьютер в «корзине» долго держит стертую информацию. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ (ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ) ДОКУМЕНТОВ Этот вопрос охватывает «Основные положения по документированию управленческой деятельности», «Унификацию и стандартизацию управленческих документов», «Виды документов и их классификацию», «Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов. При составлении документов необходимо учитывать все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документы составляются на двух языках: естественном или искусственном. На естественном языке составляются рукописные и машинописные документы, на искусственном языке - перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты и др. Единство правил документирования обеспечивается - ЕГСД.

Для обеспечения взаимоувязки документов применяется Унификация. Каждое ведомство, каждая организация, каждое юридическое лицо может иметь какие-то реквизиты, свойственные только своему ведомству, но составление документа должно соответствовать общему правилу. Рождение любого документа всегда сопровождается определенной цепочкой: тема документа – черновик документа - согласование с лицом, который подписывает документ, с финансовым подразделением, с юридической службой, со службой документационного обеспечения, при необходимости – с общественными организациями – печатание документа – согласование чистового экземпляра – регистрация – отправка исполнителям или адресатам – сдача на хранение в архив.

Отдельные виды документов требуют согласования и утверждения представителей нескольких ведомств и организации. В этих случаях составляются стандарты документов совместного согласования и утверждения, но обязательно – соответственно ЕГСД. Для обеспечения работы с документами вводятся ГОСТы, ОСТы, РСТ. Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Документы по видам делятся по двум группам: первая – документы по общим и административным вопросам, вторая – по функциям управления.

Документы классифицируются: - как служебные письма: - как приказы: - как протокола и т.д. Оформления их могут быть: - по месту составления: - по содержанию: - по форме: - по срокам исполнения: - по происхождению: - по виду оформления: - по средствам фиксации: Подлинник – это подписанный, и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Документ состоит из 29 реквизитов. Оформление реквизитов документов: 1. Государственный герб Российской Федерации. Герб субъекта Российской Федерации. Эмблема организации или товарный знак.

Код организации по ОКПО. Код формы документа по ОКУД. Наименование организации.

Справочные данные об организации. Наименование вида документа. Дата документа. Регистрационный номер документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Место составления или издания документа 13. Гриф ограничения доступа к документу. Гриф утверждения документа. Заголовок к тексту. Отметка о контроле. Текст документа.

Технические Регламенты

Отметка о наличии приложения. Гриф согласования документа. Визы согласования документа. Отметка о заверении копии. Отметка об исполнителе. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Отметка о поступлении документа в организации. Отметка для автоматического поиска документа.

СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО СДП составляется с условием унификации, правил оформления, видов писем и международных требований к письмам. Деловое письмо в условиях унификации – один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения, с внешним миром. В тексте не должно быть несколько толкований. Унификация письма затрагивает все уровни и аспекты языка: -его словарный состав, -морфологию, -синтаксис, -графику, -пунктуацию, -стиль. Письма, как правило, пишутся от имени коллективного субъекта. Письма пишутся на специальных бланках согласно стандарта с комплексом обязательных элементов (реквизитов). Бланки имеют стандарты, реквизиты.

Имеются формы сокращения, что не допускает произвольности. По видам письма бывают: - письма-просьбы, - письма-ответы (отказы), - сопроводительные письма, - договорные письма, - письмо-напоминание, - информационные письма, - письма-приглашения, - письма-предложения, - письма-разрешения, - письма-подтверждения Особые требования предъявляются к международным письмам, так как каждое такое письмо – это лицо твоей Родины. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ Организационная документация включает в себя Устав, Положение и Инструкции.

Устав – это свод правил, регулирующих деятельность организации, учреждений, обществ и граждан. Положение – это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию системы государственных органов, одного органа или структурного подразделения. Инструкция – правовой акт, издаваемый органом госуправления. Распорядительные документы - это документы, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. Администрации предприятий, учреждений, организаций издают приказы, инструкции, указания; кооперативные организации – решения; общественные организации – постановления, распоряжения.

Единая Государственная Система Делопроизводства Консультант

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОЛЛЕГИАЛЬНЫХ ОРГАНОВ Этот вопрос является одним из важных в работе руководителей и состоит из оргтехмероприятий по подготовке совещаний, структура докладов и отчетов и как конечный результат – требования к составлению и оформлению протоколов.